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Apresentação do Modelo dos 5 S's
A expressão Cinco S (ou 5 S) designa uma
ferramenta de gestão desenvolvida no Japão por volta da década de 50
pela Toyota, muito utilizada na área de qualidade e que tem como
principal objectivo organizar os postos de trabalho, de forma a aumentar
a produtividade do trabalho e diminuir os desperdícios associados aos
processos do negócio. Pelas suas características e objectivos, constitui
um dos primeiros passos para uma organização implantar um processo de
gestão total da qualidade.
Esta ferramenta é também conhecido como 5
sensos já que a sigla "5 S" deriva das iniciais de cinco palavras
japonesas:
. Seiri: senso de utilização, que
corresponde a eliminar o que é desnecessário, separando-o do que de
facto é necessário. Este S focaliza-se na eliminação dos itens
desnecessários. Uma das metodologias mais utilizadas é a colocação de
etiquetas vermelhas nos itens que não são necessários para a conclusão
das tarefas. Com a colocação das etiquetas vermelhas, pretende-se
identificar de forma rápida, fácil e de grande visibilidade, os itens ou
bens que, à partida, não terão utilidade num determinado local e que
podem ser deslocados para outras zonas.
. Seiton: senso de organização, que
significa colocar em ordem, guardando de forma ordenada tudo que é
necessário. Depois de uma primeira arrumação dos locais de trabalho, com
a retirada de tudo o que é dispensável para a realização das tarefas,
procede-se à criação de uma nova forma de organização dos postos de
trabalho. O que se pretende nesta fase, é repensar toda a forma de
trabalho, sempre com o objectivo de aumentar a produtividade do
trabalho, eliminando perdas de tempo e de eficácia, o que é conseguido
mediante a realização de tarefas como: (i) Identificar a melhor
localização para os itens considerados como necessários, para que
possam facilmente ser utilizados e arrumados; (ii) Organizar a forma de
manter esses itens nos locais definidos; (iii) Conseguir fazer de uma
forma visual fácil, que todos se apercebam quando algum item não está no
local; (iv) Definir limites para stocks; (v) Definir e implementar
indicadores para monitorizar a situação;
. Seiso: senso de limpeza que
significa eliminação da desperdícios. Nesta fase, os locais ou postos de
trabalho já se encontram devidamente organizados, tendo apenas o que é
necessário e nas quantidades necessárias. O passo a seguir consiste em
efectuar uma limpeza a fundo, bem como criar metodologias de controlo
para que as condições de limpeza e arrumação se mantenham. Para além das
tarefas normais de limpeza, deve-se também procurar analisar se os
equipamentos se encontram em condições de uso, nomeadamente em termos de
manutenções, calibrações, aferições, etc.
. Seiketsu: senso de higiene que
significa asseio, padronização. Nesta fase deverão ser definidas regras
e metodologias para sistematizar a manutenção do trabalho inicial, de
forma a que não se corra o risco de voltar à situação inicial. Para isso
será necessário definir por escrito os aspectos a controlar de forma a
que se possam atingir os objectivos traçados, sejam eles, definição de
níveis de stocks mínimos, periodicidade limpeza dos postos de trabalho,
datas para a identificação dos destino a dar aos itens desnecessários,
etc.
. Shitsuke: senso de ordem mantida
que significa disciplina, com o cumprimento rigoroso de tudo que foi
estabelecido. A última fase dos 5 S’s, consiste na execução de um
trabalho contínuo de forma a que os esforços e recursos com a
metodologia dos 5 S’s seja mantida, cada vez
com mais e melhores resultados. Nesta última fase, as principais
preocupações são: (i) Assegurar a manutenção da aderência dos
colaboradores à metodologia dos 5 S’s através de comunicação, formação e
autodisciplina e (ii) assegurar que os 5 S’s se tornem o hábito de todos
os colaboradores. Para isso será necessário definir um sistema de
medição e monitorização das novas regras e práticas implementadas.
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