Conceito de Controlo
O controlo (ou verificação) é uma das
actividades atribuídas à gestão e corresponde à medição, regular ou não,
da actividade e dos resultados obtidos pela organização e, se
necessário, corrigir eventuais desvios em relação ao planeado. A
correcção dos desvios pode ser efectuada quer ao nível do tipo de
liderança, que ao nível das estruturas organizacionais e regras de
actuação, quer ainda ao nível das estratégias definidas. Em determinados
contextos, as correcções poderão mesmo ser executadas ao nível da
redefinição dos próprios objectivos.
Desta forma, as funções de controlo estão
directamente relacionadas com as funções de planeamento pelo que a sua
separação apenas possa ser efectuada ao nível conceptual.
No processo básico de controlo podemos
distinguir quatro fases diferentes:
- A escolha dos pontos críticos e
estabelecimento de padrões standard: Os valores padrão podem ser
definidos como critérios de desempenho e correspondem a valores para
determinados pontos críticos escolhidos dos planos de execução para
poderem ser medidos durante a fase de execução. Paralelamente ao
estabelecimento dos valores padrão, são definidos intervalos de variação
para que, quando os valores efectivamente verificados estiverem fora
desses intervalos, se tomem medidas correctivas.
- A medição do desempenho efectivo e
comparação com o planeado: Corresponde à comparação dos valores
efectivamente realizados com os valores planeados para cada um dos
pontos críticos. Idealmente esta medição deveria ser preventiva, ou seja
antes da execução do processo pois dessa forma poder-se-iam tomar
medidas de correcção mais atempadamente.
- Análise das causas dos desvios em
relação ao planeado: Após a detecção dos desvios é necessário procurar e
efectuar uma análise profunda das suas causas por forma a poder definir
os programas de acção correctivos.
- A correcção dos desvios através de
planos de acção correctiva.
- A escolha dos pontos críticos e
estabelecimento de valores padrão: A correcção ocorre quando o
desempenho real está fora do intervalo de desempenho pretendido e
definido durante a fase do estabelecimento de padrões de desempenho.
Dependendo da dimensão e do tipo de desvio detectado, a sua correcção
pode passar por uma reformulação de algumas áreas do plano de execução,
alterações no plano estratégico ou, em situações de maior gravidade e
impossibilidade de cumprimento, alterações dos objectivos iniciais.
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